Document public
| Titre : | Décision 2018-252 du 4 décembre 2018 relative aux délais de traitement des demandes de changement de nom |
| Voir aussi : | |
| est cité par : | |
| Auteurs : | Défenseur des Droits, Auteur ; Justice et libertés, Auteur |
| Type de document : | Décisions |
| Année de publication : | 04/12/2018 |
| Numéro de décision ou d'affaire : | 2018-252 |
| Langues: | Français |
| Mots-clés : |
[Documents internes] Recommandation [Documents internes] Recommandation générale [Documents internes] Position suivie d’effet [Mots-clés] État civil [Mots-clés] Relation des usagers avec les services publics [Mots-clés] Délais anormaux [Mots-clés] Justice [Mots-clés] Ministère de la Justice [Mots-clés] Absence d'information [Mots-clés] Libertés publiques et individuelles [Mots-clés] Respect de la vie privée et familiale [Mots-clés] Droit à un procès équitable [Mots-clés] Liberté d'aller et venir |
| Mots-clés: | Changement de nom |
| Résumé : |
Le Défenseur des droits est très régulièrement saisi de réclamations sur les délais de traitement des demandes de changement de nom par la direction des affaires civiles et du Sceau (DACS) du ministère de la Justice.
L’instruction menée par le Défenseur des droits fait apparaitre que les délais de traitement actuels peuvent atteindre jusqu’à six années, durant lesquelles, de surcroît, les usagers sont dans l’impossibilité d’obtenir des informations sur l’état d’instruction de leur demande. Le Défenseur des droits a adressé une note récapitulative au ministère de la Justice. Il lui a indiqué que la durée de traitement des requêtes en changement de nom par ses services était susceptible de porter une atteinte excessive aux droits des usagers à une vie privée et familiale, à un procès équitable, et à la libre circulation au sein de l’Union Européenne. Relancé à plusieurs reprises, le ministère a transmis ses observations le 20 novembre 2018. Il a reconnu que les délais actuels d’instruction n’étaient pas conformes à ce qu’un usager peut attendre de l’administration et précisé que des réflexions avaient été engagées par ses services pour réduire la durée de traitement des dossiers. En conséquence, le Défenseur des droits, prenant acte de la réponse du ministère de la Justice, a décidé d’adresser des recommandations au ministère de la Justice, afin que soient mis en place d’une part un dispositif permettant d’assurer un traitement des demandes dans un délai raisonnable, et d’autre part des mesures permettant aux usagers de vérifier la complétude de leurs dossiers et d’être informés de leur état d’instruction. Le Défenseur des droits demande à être tenu informé, dans un délai de six mois, des mesures prises à la suite de ses recommandations. |
| NOR : | DFDL1800252S |
| ELI : | https://juridique.defenseurdesdroits.fr/eli/decision/2018/12/04/00252/aa/texte |
| Suivi de la décision : |
Par courrier du 12 juillet 2019, le ministère de la Justice a confirmé qu’il n’était pas contestable que la durée actuelle des procédures de changement de nom n’est pas conforme à ce qu’un requérant est en droit d’attendre de l’administration du Sceau. Faisant suite à la décision du Défenseur des droits, il a indiqué qu’un projet de numérisation et de dématérialisation du Sceau est désormais l’une des priorités du schéma directeur numérique du ministère de la Justice. Il a précisé que ce projet de cahier des charges est en cours d’élaboration par les équipes du secrétariat général et de la section du Sceau. Le déploiement de l’outil numérique avec portail d’accès des requérants est prévu pour le printemps 2020 ; il devrait permettre de faciliter et accélérer le traitement des dossiers incomplets pour signifier au requérant la nécessité de transmettre des pièces manquantes. Chaque dossier sera attribué dès son arrivée à un gestionnaire qui s’assurera de sa recevabilité et sera responsable du suivi complet. Le requérant pourra consulter sur l’application, à tout instant, l’état de son dossier. Le secrétariat, dégagé des tâches de réception et de complétude du dossier, pourra se consacrer à l’accueil téléphonique notamment pour répondre aux personnes en difficulté avec l’outil numérique ; le secrétariat assurera en outre dans de meilleurs délais la mise en forme et la transmission des décrets. En outre, un état des lieux des dossiers en attente et des délais de traitement a été dressé en décembre 2018. Des décisions ont été prises immédiatement aux fins de pourvoir deux postes vacants et de recruter un gestionnaire en surplus pour une période d’un an afin d’accélérer le traitement des dossiers en retard. Par ailleurs, des délégations de signature ont été données à plusieurs responsables hiérarchiques afin de répartir la charge de la validation des dossiers instruits et complets et réduire les délais de prise de décision. En parallèle de ces mesures d’urgence, un travail d’évaluation du circuit des décisions et plus largement du fonctionnement du Sceau a été engagé. La réflexion de la DACS se concentre en particulier sur le circuit et les étapes de traitement des dossiers, dans une approche globale de réorganisation et d’amélioration de l’efficience de la section du Sceau. |
Documents numériques (1)
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