Document public
| Titre : | Décision MSP-2015-300 du 30 novembre 2015 relative à la gestion des dossiers médicaux dans un établissement de santé |
| est cité par : | |
| Auteurs : | Défenseur des droits, Auteur ; Défenseur des droits, Santé (2011-2017), Auteur |
| Type de document : | Décisions |
| Année de publication : | 30/11/2015 |
| Numéro de décision ou d'affaire : | MSP-2015-300 |
| Langues: | Français |
| Mots-clés : |
[Documents internes] Recommandation [Documents internes] Recommandation individuelle [Documents internes] Rappel des textes [Documents internes] Rapport annuel 2015 [Documents internes] Position suivie d’effet [Documents internes] Règlement en droit [Mots-clés] Relation des usagers avec les services publics [Mots-clés] Santé - soins [Mots-clés] Droit du patient [Mots-clés] Dossier médical |
| Résumé : |
L’attention du Défenseur des droits est régulièrement appelée sur les difficultés rencontrées par des patients ou, lorsque ceux-ci dont décédés, par leurs ayants droit, dans l’accès au dossier médical.
Strictement encadrée par les textes, la procédure d’accès au dossier médical est clairement identifiée. Cependant, la pratique révèle dans l’application de ces dispositions, un certain nombre de difficultés dont est saisi le Défenseur des droits : négation du droit, délivrance incomplète, ou tardive etc. Le Défenseur des droits a identifié un établissement de santé anormalement concerné par le nombre de réclamations parvenues dans ses services concernant l’accès au dossier médical. Après un déplacement sur place, le Défenseur des droits a recommandé à l’établissement qu’un audit interne organisationnel et fonctionnel du système de gestion des archives puisse être diligenté, permettant ainsi de détecter les défaillances de l’organisation et proposer des axes d’amélioration et des mesures de contrôle à mettre en place. Par cette décision, le Défenseur des droits prend acte du travail effectué par l’établissement après sa demande d’audit ainsi que des propositions d’axes d’amélioration et mesures de contrôle que l’établissement s’est engagé à mettre en place. Le Défenseur des droits demande que l’établissement le tienne informé des évolutions annoncées. |
| Nombre de mesures : | 4 |
| Suivi de la décision : |
Suite à sa recommandation par courrier du 25 février 2015 de diligenter un audit sur le système de gestion des archives de l’établissement, le Défenseur des droits salue le suivi de sa proposition par la direction générale de l’établissement. Le Défenseur des droits constate: 1- l’engagement pris par l’établissement de faire de la gestion unique des dossiers médicaux un objectif prioritaire. En conséquence, il demande à l’établissement de bien vouloir lui transmettre un état des lieux de la mise en œuvre de la nouvelle politique d’homogénéisation des pratiques d’archivage. 2- l’engagement pris par l’établissement de mettre en place un dispositif d’archivage électronique. En conséquence, il recommande à l’établissement de bien vouloir le tenir informé des évolutions annoncées. 3- les engagements pris par l’établissement quant à l’amélioration du suivi des demandes d’accès au dossier médical formulées par les patients et du respect des délais légaux de transmission. Le Défenseur des droits aura une attention particulière des éventuelles réclamations qui pourraient être portées à sa connaissance concernant cet établissement et lui recommande de bien vouloir lui transmettre les résultats des indicateurs mis en place par la direction qualité de l’hôpital. 4- le Défenseur des droits rappelle l’importance de la confidentialité des données personnelles et demande à l’établissement de bien vouloir lui transmettre les plans de formation afférents et/ou de sensibilisation des personnels concernés par la gestion des archives ainsi que les évaluations qui ont pu en être faites. Dans le courrier que l’AP-HP a transmis le 2 janvier 2017 au Défenseur des droits concernant le suivi de sa décision : 1-Homogénéisation des pratiques d’archivage : Poursuite de la politique de centralisation de l’archivage par opérations d’externalisation massive (pour améliorer la maitrise & par restructurations architecturales) ; En externe : en mai 2016 : 5800m linéaire externalisés (4400m linéaire en mai 2015). En interne : réaménagement des locaux des archives de certains services : médecin interne et hépato-gastro-entérologie en 2016, pneumologie, réanimation et maladies du système nerveux en 2017. 2-Archivage électronique : L’AP-HP ne dispose pas encore de dispositif d’archivage électronique pour des raisons de sécurisation des systèmes : DSI en charge de ce dossier. 3-Résultats indicateurs mis en place : Transmission suivi & résultats des indicateurs 1er trim. 2016 pour le groupe hospitalier Pitié-Salpêtrière : 1313 en 2014 – 1689 demandes reçues en 2015 (12% de l’ensemble des demandes formulées à l’AP-HP), en moyenne 400 demandes par trimestre. Amélioration sensible des délais de traitement : pour < 5 ans : délai moyen : 10 jours (22j en 2015) et délai médian 6 jours (10j en 2015). 4-Plan de formation & sensibilisation des personnels : Le suivi de mouvements des dossiers est réalisé via l’application Gestion des dossiers médicaux (GDM) développé par l’AP-HP. La formation des personnels à ce logiciel permet d'améliorer la traçabilité des mouvements des dossiers. La formation « archives hospitalières » pour tous les nouveaux archivistes, ainsi que pour les archivistes des services dont l’archivage est resté en gestion autonome. La confidentialité des données est une thématique abordée lors des formations et diffusion de guides. Attribution de codes personnels pour accéder aux données informatiques. Le changement du logiciel informatique prévu pour 2017 sera accompagné d’une remise à plat des pratiques. Le Défenseur des droits a remarqué une vraie dynamique et une réelle sensibilisation des services ; les résultats des services ayant été réorganisés sont probants (surtout quand choix de dédier une secrétaire à cela). |
Documents numériques (1)
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